2018年9月更新版本
为了方便同学们申请及使用学院学生科研竞赛参赛经费、学生科研立项资助经费，在严格执行学校财务规定的同埋，提高工作效率，现将学生使用科研经费的相关工作列出以下指引。
本指引仅提供参考，以学校财务处的意见为准。
● 第一部分 经费管理与审批
● 第二部分 报销票据和材料的准备与检查
● 第三部分 报销流程
● 第四部分 借款
● 第五部分 示范
第一部分 经费管理与审批
经费管理
学校的经费（包括所有的经费）都是按国家、省和学校的相关规章制度进行管理，由学校财务处统一进行管理，具体的管理法规可查看财务处公布的规章制度。
重要提示：学校的财务制度严格执行国家、省相关的规定，非常复杂，如不按规定执行可能会导致经费无法报销、无法申请用使用，建议如有任何不清晰的地方，先咨询指导教师后使用。
● 1. 所有的经费开支，都需要合法的发票（有税务局公章和开票单位发票专用章）作为报销凭据，收据等不得作为报销凭证；
● 2. 大额经费（1000元以上）原则上需要通过银行操作（转账或支票），如涉及大额经费开支，需要与老师进行沟通处理；
● 3.涉外开支，如出国、出境参赛等，需要按规定到学校国际交流合作处进行报批，否则提供的票据无效，不给予报销国外（境外）票据；
● 4. 提供的发票的付款人应该是“红足1世77814”，不能多一字，也不能少一字；
根据国家税务局有关发票开具的要求,我校向销货方索取发票时需要提供相关税务登记信息,具体要求提供的信息如下：
（1）纳税人名称：红足1世77814
（2）统一社会信用代码：124400004558589190
（3）地址：广州市天河区中山大道西55号
（4）电话：020-85211127
（5）开户行名称：工行广州高新技术开发区支行
（6）开户银行账号：3602008109000386071
备注：2016年三证合一后,我校已启用统一社会信用代码取代原纳税人识别号。
● 5. 发票最好上有详细的货名、单位、单价、数量等信息，如没有，则需要提供送货单或购物清单；否则，不一定能通过学校财务处的审查；
● 6. 所有开支须使用公务卡（教职工）或银行卡（学生学费卡）进行开支，在报销时附上本人签名的POS单，如因网购等无法提供POS单的，可以打印网上银行电子对账单（须包括卡号、消费时间、消费金额等信息）；快递费、公交车费等目前的确无法刷卡开支的除外；
● 7. 如发票上的内容有“附清单”字样，则须附上发票出具方提供的购物清单或购物小票；
● 8. 发票的列支内容应该是符合工作需要的开支，并符合工作开展的常理；
● 9.采购以下物资，须走政府采购流程，不得自行购买：打印耗材、纸张、500元及以上的设备仪器、电脑、手机等；
● 10. 如网上购物出具广州市以外的发票，请打印订单页面并附上；
● 11. 发票的有效期为自开出之日起18个月，逾期无效；每张发票的背面须有两个人的签字，其中一人应为指导教师。
经费的审批与使用
●学科竞赛参赛费用审批
一、学生申请经学科竞赛参赛费用实行提前7个工作日完成审批，按“按需审批，标准控制、节约使用”的原则进行办理。
二、学生参加学科竞赛可申请的费用包括：交通费、参赛费、住宿费及其它可能需要的费用。
三、学生申请及使用这一经费的标准按学校差旅费管理规定（点击这里查看学校差旅费管理规定）执行，大体如下：
1. 交通费（市内交通）：包括本市和目的地所在城市，学生仅报销公共交通费用，包括公交、地铁，原则上学生不报销的士费；
2. 交通费（城市间交通）：如广州到当地有直达的火车，则按直达火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准，凭据报销；如当地没有直达火车，则可按转转乘火车的硬座/硬卧或高铁/ 动车二等座为最高标准，凭据报销。
3. 参赛费：凭主办方的公文为标准进行申请，报销时提交比赛的邀请函或比赛通知等注明缴费标准、盖有公章的纸质文件；
4. 住宿费：学生每人每天按以下不城市的最高标准，凭据报销：北京、上海、三亚最高标准:500元，江苏、福建、广东、云南、杭州、郑州、成都：450人，其他地区（城市）380元。
5. 伙食费：学生原则上不计发伙食补助费；
6. 其它费用：根据实际需要进行申请，如可能存在的保险费等。
四、学生参加学科竞赛参赛费申请流程：
1. 在线登记申请表（点击这里在线登记参赛费申请 ）；
2. 下载、填写、打印申请表（点击这里下载打版本的《红足1世77814红足1世77814学生参加学科竞赛申请审批表》）；
3. 将纸质的申请表交到学院123室谢子娟老师处登记（如有教练或指导教师须先得到指导教师的签字），然后到教学副院长处审批（院楼124室，曾院长）；
4. 将审批后的表格交回学院123室谢子娟老师处。
● 学生课外科研立项项目经费审批与使用
一、本条所指的学生课外科研立项项目经费，包括大学生创新创业训练计划项目、金种子挑战杯培育项目、学生一般课外科研立项项目；
二、学生课外科研立项项目经费的使用，勿须得学院的提前审批，在资助经费额度内凭据报销；
三、资助额度的下达按学院正式公布的公文为准；
四、所有的开支须符合财务管理规定，否则不予报销，如有不清楚的地方，请咨询指导教师。
提示1：学生课室科研立项经费由学生进行使用，指导教师不能进行使用
提示2：课题经费使用后立即报销，不要等到题后再报销，建议定期汇总报销
提示3：每年12月末下达的经费会回收并不再下发，因此所有的报销须在12月30日前完成报销手续，请合理安排好经费使用时间。
第二部分 报销票据和材料的准备与检查
票据粘贴与签字
● 按本指引第一部分的经费管理要求，清点票据，并将同一张发票的刷卡单、可能需要的其它文件列好，粘贴在同一张粘贴单上，粘贴单可在学院110办公室领取；
● 粘贴发票时，发票须严格按财务处的要求进行粘贴（点击这里下载财务处发票粘贴演示PPT），第一次黏贴时可先向教师进行咨询，注意事项如下：
（1）小张在下面，大张在上面；
（2）不能超出粘贴单边缘与粘贴线；
（3）粘贴好之后应该能查看所有的文本信息和印章信息，包括日期、金额、项目、单位名称、公章等。
（4）票据尺寸大于粘贴单的，应对齐粘贴单的上边（或下边），另一边折叠调整在粘贴单内。
（5）票据数量较少时可按内容及类别依次粘贴在同一张粘贴单上。
（6）票据数量较多时，先按业务类型进行分类，如:图书报刊、办公用品、印刷费、邮电费、实验材料、业务费、差旅费等；同一业务类型的发票宜粘贴在同一粘贴单上。
（7）出差期间产生的各项费用的票据，应统一归集到当次差旅业务中进行报销（如数量较多可在多张粘贴单中粘贴），如在出差地的市内交通车票、住宿费及因公零星购物发票等，必须跟随往返交通票才准予报销，如有特殊情况须出示情况说明文件。
（8）粘贴好之后的发票应该平整，不能导致某一部分或角落拱起，方便装订。
●签字：在所有的发票的背面，使用黑色签字笔或钢笔，签上经手人和核对人的名字，经手人是该交易的发生人，核对人可为项目负责人，如是项目负责人是经手人则核对人须是指导教师。部分发票可能背面涂黑无法签字，这时请在正面的空白处签字。
票据分类、清点与在线登记
● 将票据按以下表格进行分类；
| 非差旅开支 | 差旅开支 |
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●按以上分类清点、记录票据的张数与金额，张数仅指发票，其它附件不需要计入张数。
●在线登记报销明细（点击这里在线登记报销明细）；
第三部分 报销流程
● 第一步 按要求进行票据粘贴，准备好其它需要的文件和材料；
● 第二步 按要求在每张票据上签字；
● 第三步 按要求进行在线登记报销明细；
● 第四步 携带票据到学院学生创新创业中心负责教师（院楼123室，科研立项为唐老师，学科竞赛为谢老师）处进行审查，现场录入财务系统，打印报销单与签字；
● 第五步 携带票据、报销单到学院主管领导（院楼313蒋院长，部分为院楼210党委副书记黄书记，具体在录入账务系统时询问教师）处进行审批；
● 第六步 携带报销单到院楼110办公室加盖学院公章；
● 第七步 将已经盖章的报销单和票据到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；
● 第八步 该项经费的报销结果直接进入在线登记时填写的帐户，请注意查收。如已事先借款，则会直接冲掉借款记录。
提示：请严格按以上流程进行报销，不按流程进行可能会导致报销无法完成。
第四部分 借款
●如因工作或科研需要，可以在工作预算或立项经费范围内向学校借款，借款须提前至少7个工作日办理；
●如有指导教师同行则原则上不办理借款，由指导教师用公务卡进行提前消费；
●借款的使用须符合学校财务管理规定，并按期还款；毕业前没有履行还款手续的，按毕业资格审查没有通过处理。
●如需借款，请按以下流程办理：
第一步 进行工作预算，如有指导教师，该预算须经指导教师认可；
第二步 在线进行借款登记（点击这里在线进行借款登记）；
第三步 到学生创新创业负责教师处办理借款手续，并现场打印借款单；
第四步 将借款单交由指导教师进行签字；
第五步 携带借款单到学院主管教学的副院长（院楼124曾院长）处进行审批；
第六步 携带借款单到院楼110办公室加盖学院公章；
第七步 将已经盖章的借款单到学校行政楼财务处报账大厅，扫描并投递；
第八步 该笔借款直接进入在线登记时填写的帐户，请注意（提醒对方）查收；
第九步 在预约冲账时间之前，完成借款报销。
第五部分 示范
案例示范一：外出参赛
2015年学院ACM协会组织张三等三名同学到北京大学参加ACM/ICPC亚洲大陆赛区北京赛区比赛的财务工作流程
● 第一步 提前7个工作日完成工作准备
1. 按本指引第一部分的内容，办理经费使用审批；
2. 购买保险（可自行上网购买短期旅游险）；
3. 签署自愿参加活动的声明（由于该项活动是外出活动，需要告知家长，并承担相应的责任）；
● 第二步 如有需要，提前7个工作日办理借款手续；按第四部分的流程和要求办理；
● 第三步 外出参赛过程中，注意收集或准备经费开支的票据和材料
1.交通费
三名同学是乘坐飞机去北京参加比赛，加来时是座火车回来。因此其报销的交通费包括：
（1）三人从学校去机场的机场大巴或地铁的车票；
（2）行程单三张、登记牌三张，如是网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录；
（3）从北京机场到北京大学的公共交通（如地铁或公交）的票据；
（4）其它的在出差地点发生的必要的市内公共交通费用的票据；
（5）从北京大学到北京火车站的公共交通（如地铁或公交）的票据；
（6）北京到广州的火车票三张（网上购票，还需要打印订单页面和银行开支记录）；
（7）从广州火车站到学校的公共交通（如地铁或公交）的票据。
以上票据的报销中，飞机票只能按同路程火车票（或动车二等座）车票价格报销；如果机票价格低于同路程火车票（或动车二等座）车票价格的，可凭机票价格报销；同样，如该三名同学购买的火车票是卧铺或一等座，则参考飞机票处理。
2.住宿费、伙食费
按实际发生情况出具，住宿费每人每天不超过260元，须提供发票和POS单；伙食费学生不给予补贴。
3.保险费
这部分同学在出去之前，按学院的要求购买短期旅游意外保险，需要提供：发票、保单、投保人名单等保险公司出具的材料和银行卡使用记录。
4.参赛费
按组委会规定，每支参赛队伍需要交费1000元，因此，需要在交费时索取发票和比赛邀请函（盖有公章），同时提供POS单；
如在参赛之前通过借款对公转账向对方支付参赛费，则不需要提供POS单。
● 第四步 结束参赛回校后工作
1. 按本指引第一部分中的经费管理要求，检查票据、文件和其它材料是否已经齐全、正确；
2. 按本指引第二部分要求依次完成票据的粘贴、与签字；
3. 按本指引第二部分的要求，对票据进行分类、清点，在线填写报销明细表；
4. 按本指引第三部分的指引，办理报销手续。
● 第五步 结束本项工作